Ne prejemate e-pošte? 10 najpogostejših vzrokov in rešitev

Ne prejemate e-pošte? Ko sporočila nehajo prihajati, so lahko razlog poln predal, nepravilna sinhronizacija Outlooka, DNS zapisi ali varnostna zaščita. Spodaj je deset pogostih vzrokov in praktičnih rešitev, s katerimi lahko težavo hitro zožite.

Najprej preverite, ali sporočilo prispe v spletno pošto

Pred spreminjanjem nastavitev Outlooka ali telefona se prijavite v spletno pošto (Webmail) prek nadzorne plošče gostovanja oziroma povezave, ki vam jo je dal ponudnik. Z drugega naslova si pošljite testno sporočilo. Če ga vidite v spletni pošti, ne pa v Outlooku, je vzrok verjetneje v programu, sinhronizaciji ali lokalnih pravilih. Če sporočila ni niti v spletni pošti, preverite nadaljnje vzroke. Poglejte tudi mapo neželene pošte.

1. E-poštni predal je poln

Ko je dosežena omejitev prostora, strežnik morda ne more več sprejeti novih sporočil. Pošiljatelj lahko prejme napako »Mailbox full«, »Quota exceeded« ali »552 Mailbox is full«.

V cPanelu preverite Email Accounts, v DirectAdminu pa E-mail Accounts in porabo predala. Po potrebi izbrišite nepotrebna sporočila z velikimi priponkami, izpraznite koš ali povečajte omejitev. Če je bilo sporočilo dokončno zavrnjeno, prosite pošiljatelja, naj ga pošlje znova.

2. Outlook ali drug e-poštni program se ne sinhronizira

Če spletna pošta deluje, računalnik pa novih sporočil ne prikazuje, preverite internetno povezavo, stanje »Delo brez povezave« (Work Offline), sinhronizacijo, shranjeno geslo in morebitna pravila za premikanje pošte. Ponovno zaženite program in poskusite ročno posodobiti mape. Poškodovan profil je še ena možna razlaga.

Pred odstranitvijo ali ponovno nastavitvijo računa varno shranite lokalne arhive, posebej če uporabljate POP3. Brisanje profila lahko povzroči izgubo sporočil, ki niso shranjena na strežniku.

3. Napačne nastavitve IMAP ali POP3

Za več naprav je praviloma najbolj praktičen IMAP, ki sinhronizira stanje sporočil. Običajne šifrirane povezave so IMAP na vratih 993 (SSL/TLS) in POP3 na vratih 995 (SSL/TLS). SMTP za pošiljanje običajno uporablja vrata 465 (SSL/TLS) ali 587 (STARTTLS). Ime strežnika mora ustrezati navodilom ponudnika in veljavnemu certifikatu; uporabniško ime je pogosto celoten e-poštni naslov.

V nastavitvah primerjajte ime strežnika, vrata, šifriranje, uporabniško ime in geslo z uradnimi podatki ponudnika. Če težava zadeva samo prejemanje, najprej preverjajte IMAP oziroma POP3, ne SMTP.

4. Sporočila so med neželeno pošto

Pravilno dostavljeno sporočilo lahko filter premakne v mapo Spam, Junk ali karanteno. Preverite te mape v spletni pošti in programu, pa tudi lastna pravila za razvrščanje. Legitimno sporočilo označite kot »Ni neželena pošta« in po potrebi preverite nastavitev filtrov. Ne izklapljajte celotne zaščite zgolj zaradi enega napačno razvrščenega sporočila.

5. Napačni MX zapisi domene

MX zapisi v DNS določajo strežnike, ki sprejemajo pošto za domeno. Napaka po menjavi nameserverjev, selitvi pošte ali DNS spremembi lahko povzroči dostavo na napačno mesto ali zavrnitev sporočil. Preverite MX zapise domene z orodjem, kot je MXToolbox, ter jih primerjajte s podatki dejanskega ponudnika e-pošte.

MX zapisi niso isto kot SPF, DKIM in DMARC: slednji pomagajo prejemnim sistemom oceniti pristnost poslanih sporočil. Če ne poznate pravilnih DNS vrednosti, jih ne spreminjajte na pamet.

6. Napačno geslo ali zavrnjena prijava

Po spremembi gesla Outlook ali telefon včasih še vedno uporabljata stare podatke. Poskusite se prijaviti v spletno pošto. Če prijava uspe, posodobite geslo v programu; če ne, ga ponastavite prek nadzorne plošče ali ponudnika. Ob sumu nepooblaščenega dostopa zamenjajte geslo z močnim, edinstvenim in preverite pravila za samodejno posredovanje pošte.

7. Druga naprava premika ali briše sporočila

E-pošta se lahko uporablja istočasno na računalniku v pisarni, doma in telefonu. Starejši račun POP3 je lahko nastavljen tako, da po prenosu odstrani pošto s strežnika. Pri IMAP se brisanje in premikanje v drugo mapo praviloma sinhronizirata med napravami.

Preverite vse naprave, protokol računa, možnost brisanja po prenosu ter mape Izbrisano, Arhiv in pravila. Pri več napravah je običajno boljša izbira IMAP. Če sporočila izginjajo, ne spreminjajte več nastavitev hkrati, da ohranite sled za diagnostiko.

8. Težava je pri pošiljateljevem strežniku

Če sporočil ne dobivate samo od ene osebe, druga pošta pa normalno prihaja, morda njihov strežnik sporočila ni uspešno odposlal. Pošiljatelja prosite za natančen čas pošiljanja in morebitno povratno sporočilo o napaki (bounce). Če ga ni, to samo po sebi še ne dokazuje uspešne dostave. Podpora lahko ob znanem času in naslovih preveri pot sporočila v dnevnikih.

9. Varnostni filter ali požarni zid blokira dostavo oziroma prijavo

Zaščita pred neželeno pošto in sumljivimi prijavami lahko legitimno sporočilo zavrne ali začasno blokira povezavo. Simptomi so lahko neuspešna prijava, zavrnitev pošiljatelju ali neprejemanje pošte le od določenega vira.

Ponudniku sporočite naslov pošiljatelja in prejemnika, čas poskusa in besedilo napake. Tako lahko pregleda strežniške dnevnike in ugotovi, ali je bila vzrok blokada. Varnostne zaščite ne izklapljajte brez diagnostike.

10. Motnja na poštnem strežniku

Vzrok je lahko tudi prekinitev poštne storitve, težava z diskom, omrežjem, obremenitvijo ali konfiguracijo. Delujoča spletna stran še ne pomeni, da brezhibno deluje tudi e-pošta. Če težava nastaja v spletni pošti in pri več uporabnikih iste domene, naj ponudnik preveri stanje storitev, dnevnike dostave ter čakalne vrste.

Kaj sporočiti tehnični podpori?

Za hitrejše reševanje pripravite: naslov prejemnika, naslov pošiljatelja, datum in približen čas poskusa, morebitno obvestilo o zavrnitvi ter podatek, ali sporočila manjkajo tudi v spletni pošti. Opišite, ali se težava pojavlja pri vseh pošiljateljih ali le pri določenih in ali se je začela po spremembi nastavitev. Gesel nikoli ne pošiljajte v običajnem podpornem zahtevku.

Kako pri težavah z e-pošto pomaga Webicom?

Webicom poleg spletnega gostovanja in domen zagotavlja tudi gostovanje elektronske pošte ter tehnično podporo. Pri storitvah, ki jih upravlja, lahko preveri stanje poštnih storitev, dostavne dnevnike, nastavitve DNS in morebitne varnostne blokade. Tako lažje ugotovimo, ali gre za težavo na strežniku, pri pošiljatelju ali v e-poštnem programu uporabnika.

Če ste že stranka, lahko težavo prijavite prek portala Moj Webicom. Več praktičnih vodičev najdete v rubriki Nasveti.

Pogosta vprašanja

Zakaj ne prejemam e-pošte v Outlooku, v spletni pošti pa jo vidim?

Sporočilo je že na strežniku. Preverite povezavo, sinhronizacijo IMAP, prijavne podatke in filtre Outlooka.

Zakaj ne dobim sporočila samo od določenega pošiljatelja?

Morda sporočilo ni bilo odposlano, je bilo zavrnjeno ali razvrščeno med neželeno pošto. Preverite natančen čas pošiljanja ter obvestila o zavrnitvi.

Ali se zavrnjena pošta po sprostitvi prostora samodejno vrne?

Ne nujno. Če je pošiljateljev strežnik dostavo dokončno opustil, mora pošiljatelj sporočilo poslati znova.

Ali napačni SPF, DKIM ali DMARC zapisi preprečujejo prejemanje?

Za usmerjanje dohodne pošte so ključni MX zapisi. SPF, DKIM in DMARC vplivajo predvsem na preverjanje pristnosti in sprejemljivost sporočil, ki jih pošilja vaša domena.

Zaključek

Ko e-pošte ni, najprej preverite spletno pošto, zasedenost predala, neželeno pošto in nastavitve programa. Če tam ne najdete vzroka, naj ponudnik preveri dejansko pot sporočila. Natančna diagnostika je zanesljivejša od naključnega spreminjanja nastavitev.